1. Introducción
MovilBox S.A.S. informa a los usuarios de la aplicación móvil y plataforma web DCS TAT MVCL sobre la forma en que recopila, usa, almacena, transmite, comparte y protege la información personal, operativa y técnica tratada a través de la plataforma.
Esta política aplica al uso de la aplicación móvil, la plataforma web y los servicios asociados prestados bajo la solución MovilBox DCS, en cualquiera de sus módulos o implementaciones autorizadas.
MovilBox DCS es una solución tecnológica bajo modelo SaaS orientada a la gestión operativa, comercial, de supervisión, control territorial, visitas, trazabilidad, inventarios, ventas y seguimiento de personal en campo.
2. Responsable de la plataforma
3. Alcance
Esta Política de Privacidad aplica a:
- usuarios de la aplicación móvil DCS TAT MVCL;
- usuarios de la plataforma web DCS TAT MVCL;
- personal operativo, supervisores, vendedores, distribuidores, terceros o administradores autorizados;
- usuarios creados y gestionados dentro de operaciones contratadas por clientes corporativos.
No aplica a sitios externos, plataformas de terceros o enlaces ajenos al entorno controlado por MovilBox.
4. Rol de MovilBox y de los clientes contratantes
MovilBox opera la plataforma tecnológica que soporta la gestión de la información tratada en MovilBox DCS.
- El cliente contratante puede actuar como responsable del tratamiento respecto de los datos de sus usuarios, puntos de venta, rutas, estructuras y operación.
- MovilBox S.A.S. puede actuar como encargado del tratamiento, en su calidad de proveedor tecnológico, administrador de infraestructura, soporte y operación de la plataforma.
- MovilBox también podrá actuar como responsable respecto de datos comerciales, administrativos, contractuales, de soporte o facturación directamente vinculados con la prestación de sus servicios.
5. Información que recopilamos
5.1 Datos de identificación
- nombre y apellidos;
- nombre de usuario;
- identificador interno;
- número de documento, si aplica;
- cargo, perfil o rol dentro de la operación;
- empresa, distribuidor, regional, ruta, circuito u otra estructura de zonificación.
5.2 Datos de contacto
- correo electrónico;
- número telefónico;
- otros datos de contacto registrados por el cliente contratante o por el usuario cuando corresponda.
5.3 Datos operativos
- visitas realizadas;
- check-in y check-out;
- ventas, pedidos, entregas, devoluciones o inventarios;
- puntos de venta gestionados;
- formularios, encuestas, novedades y actividades diligenciadas;
- reportes asociados a la operación;
- registros de cumplimiento y trazabilidad.
5.4 Datos de ubicación
La aplicación puede recopilar ubicación precisa y aproximada del dispositivo, de acuerdo con los permisos concedidos por el usuario y la configuración técnica del dispositivo.
- coordenadas geográficas;
- posición del dispositivo;
- trazabilidad de recorridos;
- georreferenciación de visitas, puntos de venta, rutas y actividades ejecutadas.
5.5 Datos técnicos y del dispositivo
- modelo del dispositivo;
- sistema operativo;
- versión de la aplicación;
- identificadores técnicos de sesión o dispositivo;
- dirección IP;
- registros de sincronización;
- eventos técnicos;
- fallos, errores o diagnósticos del servicio.
5.6 Fotografías, archivos y evidencias
La aplicación permite que el usuario capture o cargue, mediante acción directa:
- fotografías;
- archivos;
- documentos;
- evidencias operativas;
- observaciones o comentarios.
5.7 Notificaciones y eventos de sincronización
- envío o recepción de notificaciones push;
- actualización de información;
- sincronización entre la app y el servidor;
- confirmación de operaciones técnicas o funcionales.
6. Cómo obtenemos la información
- cuando el cliente contratante crea, administra o habilita usuarios en la plataforma;
- cuando el usuario inicia sesión y utiliza la app o el entorno web;
- cuando el usuario registra visitas, ventas, actividades, formularios o evidencias;
- cuando el dispositivo comparte datos de ubicación conforme a los permisos concedidos;
- cuando se ejecutan procesos automáticos de sincronización;
- cuando se envían notificaciones push o se procesan eventos técnicos del servicio;
- cuando se integran fuentes externas o archivos asociados a la operación contratada.
7. Finalidades del tratamiento
- autenticar y habilitar el acceso de usuarios autorizados;
- administrar perfiles, permisos, estructuras y accesos dentro de la plataforma;
- ejecutar procesos operativos, comerciales y de supervisión;
- registrar visitas, ventas, pedidos, inventarios, entregas, formularios y novedades;
- georreferenciar actividades, puntos de venta y usuarios en campo;
- realizar seguimiento, control, trazabilidad y auditoría de la operación;
- habilitar dashboards, reportes, mapas, indicadores y análisis de gestión;
- soportar funciones de tracking operativo;
- permitir sincronización entre la app y el servidor;
- enviar notificaciones push relacionadas con actualizaciones, eventos operativos o sincronización de información;
- gestionar soporte técnico, mantenimiento, incidentes y mejoras del servicio;
- reforzar la seguridad, estabilidad y rendimiento de la plataforma;
- cumplir obligaciones contractuales, regulatorias y legales;
- prevenir accesos no autorizados, fraude o uso indebido del sistema.
8. Tratamiento de datos de ubicación
8.1 Ubicación en primer plano
- registrar la ubicación de visitas;
- validar presencia en puntos de venta;
- georreferenciar check-in y check-out;
- soportar mapas, rutas y visualización territorial;
- registrar operaciones ejecutadas en campo;
- auditar actividades y validar su ejecución.
8.2 Ubicación en segundo plano
La ubicación en segundo plano se utiliza para:
- realizar tracking de usuarios;
- registrar trazabilidad de desplazamientos asociados a la operación;
- soportar el seguimiento operativo en tiempo real;
- validar cumplimiento de actividades asignadas;
- fortalecer controles de auditoría, supervisión y ejecución territorial.
8.3 Condición funcional del permiso
Algunas funcionalidades esenciales de la plataforma dependen del acceso a la ubicación. Si el usuario no concede permisos de ubicación, una parte de la aplicación puede no funcionar correctamente, operar de forma limitada o no estar disponible.
8.4 Limitación de finalidad
Los datos de ubicación se utilizan exclusivamente para finalidades operativas, técnicas, de control, auditoría, seguimiento y trazabilidad relacionadas con el servicio contratado.
9. Fotografías, archivos y evidencias
DCS TAT MVCL puede permitir la captura o carga de fotografías, archivos y evidencias operativas dentro de determinados procesos de la plataforma.
- solo se recopilan cuando el usuario las captura o adjunta voluntariamente mediante una acción directa;
- se utilizan para soportar procesos operativos, auditorías, validaciones, formularios, visitas, incidencias o trazabilidad de actividades;
- pueden quedar asociadas a la operación, usuario, visita, punto de venta o actividad correspondiente.
10. Notificaciones push
La aplicación puede utilizar notificaciones push para:
- informar actualizaciones de la operación;
- notificar eventos funcionales o técnicos;
- facilitar procesos de sincronización de información entre la app y el servidor;
- comunicar novedades relevantes para el uso de la plataforma.
11. Base de legitimación
- la autorización otorgada por el usuario, cuando sea requerida por la normativa aplicable;
- la relación contractual entre MovilBox y el cliente contratante;
- la necesidad de ejecutar funcionalidades propias del servicio;
- el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias;
- el interés legítimo asociado a la seguridad, continuidad, trazabilidad y soporte de la operación.
12. Compartición de la información
La información tratada a través de DCS TAT MVCL podrá ser compartida con:
- el cliente corporativo que contrató la plataforma;
- distribuidores, operadores o terceros autorizados dentro del modelo operativo contratado;
- proveedores tecnológicos necesarios para la prestación del servicio, tales como infraestructura, almacenamiento, mensajería, mapas, soporte técnico o servicios asociados;
- autoridades administrativas, regulatorias o judiciales cuando exista obligación legal.
MovilBox no vende datos personales a terceros.
13. Almacenamiento y transferencia
La información podrá ser almacenada y procesada en infraestructura tecnológica propia o de terceros, incluyendo servicios en la nube, bajo medidas razonables de seguridad, confidencialidad y control de acceso.
En caso de transmisión o transferencia nacional o internacional de datos, esta se realizará bajo controles adecuados, conforme a la normativa aplicable y a las condiciones contractuales vigentes.
14. Tiempo de conservación
La información será conservada durante el tiempo necesario para:
- prestar el servicio contratado;
- mantener trazabilidad operativa;
- soportar reportes, auditorías o validaciones;
- atender requerimientos técnicos, funcionales o de soporte;
- cumplir obligaciones contractuales;
- responder requerimientos legales o regulatorios.
15. Seguridad de la información
MovilBox adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información frente a pérdida, acceso no autorizado, divulgación indebida, alteración, destrucción y uso fraudulento o indebido.
Estas medidas pueden incluir controles de acceso, gestión de usuarios y perfiles, autenticación, restricciones de permisos, protección de infraestructura, registros técnicos y buenas prácticas de seguridad de la información.
16. Derechos del usuario
Conforme a la normativa aplicable, el usuario podrá ejercer derechos tales como:
- conocer la información tratada sobre su persona;
- solicitar actualización, corrección o rectificación;
- solicitar supresión cuando proceda legalmente;
- revocar autorizaciones cuando sea posible;
- presentar consultas o reclamos sobre el tratamiento de sus datos.
17. Permisos del dispositivo
Para el funcionamiento de DCS TAT MVCL, la aplicación puede solicitar permisos del dispositivo, incluyendo:
- ubicación precisa y aproximada;
- ubicación en segundo plano;
- cámara;
- acceso a archivos o almacenamiento;
- acceso a internet;
- notificaciones.
18. Menores de edad
DCS TAT MVCL no está dirigida a menores de 18 años y no está diseñada para ser utilizada por ellos.
19. Servicios o plataformas de terceros
La plataforma puede apoyarse en servicios tecnológicos de terceros necesarios para su funcionamiento. El tratamiento realizado directamente por dichos terceros se rige por sus propias políticas, sin perjuicio de los controles contractuales y técnicos aplicables dentro de la prestación del servicio.
20. Cambios en esta política
MovilBox podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento por razones legales, regulatorias, contractuales, técnicas, funcionales u operativas.
La versión vigente será la publicada en el canal oficial definido para la aplicación o el servicio.